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Soluzioni per un’efficace cartella clinica elettronica

Secondo gli esperti la Sanità ha un destino segnato: quello di essere sempre più digitalizzata. Oggi, infatti, i dati sulla storia clinica del paziente sono archiviati in formato cartaceo e dispersi in vari istituti, mentre i medici dovrebbero controllare informazioni e processo in ospedale, coordinare l’accesso a un pool di istituti di cura ed esperti sul territorio e gli stessi pazienti dovrebbero poter controllare l’accesso dei propri dati clinici a livello nazionale.

Come visto nel post precedente, una soluzione a tale esigenza è rappresentata dalla digitalizzazione della cartella clinica.

Ma vediamo ora quali debbano essere le caratteristiche di un tale progetto:

• AUTONOMIA: gestione dei dati clinici indipendente da programmi proposti/offerti dalle Ditte fornitrici di prodotti diagnostici.
• INTEGRAZIONE INTERAZIENDALE: collegamento diretto ad altri database aziendali (dati anagrafici, dati amministrativi, ecc.).
• REPORTING: possibilità di produzione di reports sia in forma tabulare che grafica con ampia possibilità di selezione e personalizzazione dell’output, con dati ritenuti utili dal Reparto e concordati.
• ACCESSIBILITÀ: disponibilità in Web dei dati.
• SELETTIVITÀ DEI FLUSSI: accesso selezionato ai dati. L’amministratore autorizza chi può accedere e cosa è possibile visualizzare in conformità alle vigenti leggi sulla privacy.
• DINAMICITÀ: nell’aggiornamento e nella trasmissione dei dati, con superamento della periodicità predefinita dell’invio dei reports (mensile, trimestrale, semestrale o annuale), ma con possibilità d’accesso continuo a dati reali aggiornati.
• FLESSIBILITÀ: sia per la possibilità di rispondere alle specifiche esigenze del singolo Reparto, sia per la possibilità di inserire nel sistema nuovi esami (e relativi esiti).
• SORVEGLIANZA: impostazione di parametri predeterminati che permettono di intercettare e segnalare immediatamente eventi sentinella (evenienza inattesa che abbia comportato un grave danno o il rischio di incorrere nello stress) che potrebbero facilmente sfuggire al controllo manuale dell’operatore.

Ovviamente, affinché si arrivi ad ottenere tali caratteristiche, sono diversi gli steps da compiere. Innanzitutto, la fase iniziale del progetto deve consistere nell’analisi dei processi e nella selezione di quei processi che si vuole migliorare sia nel breve sia nel lungo termine. Soltanto dopo aver ben definito le esigenze dell’organizzazione, e di conseguenza aver realizzato un dettagliato documento di specifiche tecniche e funzionali, è possibile partire con il progetto.

La semplicità della soluzione software rappresenta uno degli aspetti critici. Uno degli errori più frequenti nell’introduzione di nuovi strumenti software nel settore ospedaliero è quello di voler modificare le procedure utilizzate dal personale clinico per adattarle all’uso del sistema informatico. Se piccoli adattamenti sono in generale necessari, è fondamentale che l’introduzione di un sistema di cartella clinica si basi su un’attenta analisi dei workflow utilizzati nella pratica clinica. Il prodotto deve, infatti, permettere un miglioramento delle procedure senza che le stesse siano stravolte e senza modificare le pratica clinica. Particolare cura va posta nell’analisi degli elementi su cui si fonda la sicurezza e la stabilità dei sistemi informatici. La cartella clinica elettronica per poter sostituire le cartelle cartacee deve dimostrare di essere un sistema altamente affidabile e disponibile.

La cartella clinica elettronica

La cartella clinica elettronica o informatizzata (Electronic Medical Record – EMR) è uno strumento sempre più utilizzato nelle realtà ospedaliere. Nonostante l’introduzione della cartella clinica elettronica stenti a diffondersi in Italia, in altri Paesi il suo uso è entrato nella pratica quotidiana e questo strumento informatico è visto come indispensabile per il lavoro del medico.

Un sistema di cartella clinica elettronica è un ambiente applicativo complesso e sofisticato la cui struttura è basata su un database contenente le informazioni cliniche. Le cartelle cliniche elettroniche, inoltre, basano le loro funzioni principali su di un formulario medico, un nomenclatore di tutte le possibili prestazioni che consente la confrontabilità dei dati presenti nell’applicazione. Senza un formulario medico di prestazioni e di farmaci ben definito il sistema di supporto decisionale e quello per la gestione dei workflow non potrebbero operare.
La struttura di base di una cartella clinica elettronica, in generale, consente a tutto il personale clinico di redigere e rivedere la documentazione, stilare ordini sia di farmaci sia di terapie ed esami e di gestire il prontuario farmaceutico. I prodotti di nuova realizzazione consentono anche di integrare completamente la gestione della farmacia e della somministrazione dei farmaci, in risposta alla crescente attenzione rivolta alla diminuzione dei rischi del paziente.

L’introduzione dell’uso di un prodotto di cartella clinica elettronica in ospedale comporta notevoli vantaggi sia amministrativi sia clinici, ottenendo un impatto positivo sulla cura del paziente. I progetti di introduzione di un sistema EMR all’interno di un reparto o di un ospedale, consentono di migliorare i flussi di lavoro ripensando e ottimizzando il modo in cui le informazioni vengono raccolte, immagazzinate, distribuite ed usate. Fra i vantaggi, si possono di certo annoverare:

• il miglioramento dell’accessibilità e della disponibilità dell’informazione contenuta nella cartella clinica;
• la diminuzione del tempo impiegato nella digitazione dei dati;
• la diminuzione dell’incidenza degli errori umani;
• la diminuzione del tempo impiegato nel realizzare copie della cartella.

Grazie a questo sistema, inoltre, il personale clinico ha la possibilità di visualizzare informazioni sempre aggiornate, migliorando così la coerenza delle terapie con la migliore pratica medica o con i workflow clinici stabiliti per la particolare patologia ed eliminando quanto più possibile le informazioni duplicate; si garantisce, infine, un elevato livello di privacy del paziente.