La cartella clinica elettronica

La cartella clinica elettronica o informatizzata (Electronic Medical Record – EMR) è uno strumento sempre più utilizzato nelle realtà ospedaliere. Nonostante l’introduzione della cartella clinica elettronica stenti a diffondersi in Italia, in altri Paesi il suo uso è entrato nella pratica quotidiana e questo strumento informatico è visto come indispensabile per il lavoro del medico.

Un sistema di cartella clinica elettronica è un ambiente applicativo complesso e sofisticato la cui struttura è basata su un database contenente le informazioni cliniche. Le cartelle cliniche elettroniche, inoltre, basano le loro funzioni principali su di un formulario medico, un nomenclatore di tutte le possibili prestazioni che consente la confrontabilità dei dati presenti nell’applicazione. Senza un formulario medico di prestazioni e di farmaci ben definito il sistema di supporto decisionale e quello per la gestione dei workflow non potrebbero operare.
La struttura di base di una cartella clinica elettronica, in generale, consente a tutto il personale clinico di redigere e rivedere la documentazione, stilare ordini sia di farmaci sia di terapie ed esami e di gestire il prontuario farmaceutico. I prodotti di nuova realizzazione consentono anche di integrare completamente la gestione della farmacia e della somministrazione dei farmaci, in risposta alla crescente attenzione rivolta alla diminuzione dei rischi del paziente.

L’introduzione dell’uso di un prodotto di cartella clinica elettronica in ospedale comporta notevoli vantaggi sia amministrativi sia clinici, ottenendo un impatto positivo sulla cura del paziente. I progetti di introduzione di un sistema EMR all’interno di un reparto o di un ospedale, consentono di migliorare i flussi di lavoro ripensando e ottimizzando il modo in cui le informazioni vengono raccolte, immagazzinate, distribuite ed usate. Fra i vantaggi, si possono di certo annoverare:

• il miglioramento dell’accessibilità e della disponibilità dell’informazione contenuta nella cartella clinica;
• la diminuzione del tempo impiegato nella digitazione dei dati;
• la diminuzione dell’incidenza degli errori umani;
• la diminuzione del tempo impiegato nel realizzare copie della cartella.

Grazie a questo sistema, inoltre, il personale clinico ha la possibilità di visualizzare informazioni sempre aggiornate, migliorando così la coerenza delle terapie con la migliore pratica medica o con i workflow clinici stabiliti per la particolare patologia ed eliminando quanto più possibile le informazioni duplicate; si garantisce, infine, un elevato livello di privacy del paziente.

Come attivare interventi per la sicurezza

Nel precedente articolo abbiamo visto come una possibile strategia per l’attuazione di un intervento per la sicurezza sia dare consigli sulla sua attuazione. Una delle più importanti barriere che ostacolano l’attività per la sicurezza sta, infatti, nell’ incapacità dell’organizzazione sanitaria di progettare ed attivare localmente degli interventi appropriati. Gli operatori ed i fornitori di servizi in genere sono in grado di analizzare molto bene i problemi e sono anche in grado di identificare delle soluzioni, ma spesso hanno dei problemi quando si tratta di cambiare. Anche quando adottano un metodo ben conosciuto per la sua efficacia, gli operatori e i fornitori di servizi spesso non riescono a renderlo completamente attivo poiché non riescono ad adattarlo al proprio ambiente.

Migliorare la sicurezza richiede che gli operatori possano accedere alla formazione ed alla consulenza su come attivare le azioni necessarie a garantirla. Alcune organizzazioni non possono fornire direttamente queste funzioni ma possono provvedere le informazioni ed i consigli ai fornitori di servizi sulle organizzazioni che sono in grado di farlo. Alcuni esempi possono essere i gruppi collaborativi nazionali sugli errori nella prescrizione di farmaci e le relative consulenze specifiche da parte di organizzazioni che possono essere raccomandate o di altre regioni o ospedali che desiderano condividere le proprie esperienze. Su queste organizzazioni è possibile  fornire informazioni sulla base di dati continuamente rinnovabili.

Tipologie di errore medico

Per elaborare una corretta strategia di gestione del rischio clinico è indispensabile analizzare e valutare le diverse tipologie di errore medico.

Per errore si intende il mancato raggiungimento del risultato che ci si era prefissi eseguendo una determinata azione, ad esempio una diagnosi o una terapia sbagliata. Reason sostiene che il problema dell’errore umano può essere visto essenzialmente in due modi:

• Approccio alla persona;
• Approccio al sistema.

Entrambi gli approcci sottintendono una differente filosofia dell’errore ed una differente risposta, soprattutto perché fanno risalire l’errore a due classi di cause.

L’approccio personale è per certi versi inadeguato, poiché porta ad isolare le azioni dal contesto sistemico che le ha generate, trascurando il potenziale di apprendimento contenuto nell’analisi e nella conoscenza dell’errore.

Nell’approccio di sistema al contrario, dato che gli esseri umani non sono infallibili, è inevitabile che prima o poi si verifichino degli errori, come conseguenze del “disegno” del sistema. Gli uomini, infatti, non sono infallibili e pertanto bisogna predisporre il sistema di difese. Quando avviene un incidente, l’obiettivo passa dall’individuazione di chi ha sbagliato, alla valutazione delle ragioni per le quali le difese hanno fallito.

In effetti è ormai tempo di pensare alla sicurezza come ad un requisito del sistema e all’evento avverso come al frutto di un’interazione tra fattori tecnici, organizzativi e di processo piuttosto che alla conseguenza di un singolo errore umano. Si tratta, quindi, di promuovere quel cambiamento culturale, già iniziato nel mondo anglosassone e che comincia a diffondersi anche in Italia, che consente di superare l’approccio punitivo dell’errore; è molto facile, di fronte a qualcosa che non ha funzionato, limitarsi alla colpevolizzazione dell’operatore direttamente coinvolto, che in realtà è solamente l’ultimo e più debole anello della catena degli eventi che hanno innescato l’errore e conseguentemente il danno. Al contrario ciò che serve è un sistema che renda possibile la rilevazione di tutti gli errori, anche quelli che non hanno generato un evento avverso, consentendone l’analisi approfondita e la ricerca delle cause, al fine di prevenire il ripetersi delle stesse condizioni di rischio o di limitare il danno quando questo si è ormai verificato. 

Per promuovere il cambiamento culturale utile all’avvio di un sistema di gestione del rischio, è fondamentale una leadership forte, che individui come prioritario l’obiettivo di garantire la sicurezza delle prestazioni sanitarie per il paziente, attraverso sistemi di risk management che prevedano, se necessario, anche la profonda revisione e modifica dei processi.

La stessa direzione aziendale deve avere la necessità di implementare un sistema di risk management, ponendolo tra gli obiettivi prioritari dell’azienda. Questa scelta strategica è un importante segnale sia nei confronti di coloro che lavorano in ospedale, sia dell’utenza. In tal modo verrà percepito l’impegno dell’azienda a sviluppare programmi volti alla realizzazione di un ospedale sicuro.